home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / checkb / bmaster2 / bmaster.doc < prev    next >
Text File  |  1987-11-06  |  21KB  |  425 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         PC-BILL MASTER USER'S GUIDE
  5.  
  6.                                Version 2.10
  7.  
  8.  
  9.                        copyright 1987 by John Davis
  10.  
  11.                             ALL RIGHTS RESERVED
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18. INTRODUCTION
  19.  
  20. PC-BILL MASTER is, plain and simple, a system that manages your checking
  21. accounts for you. PC-BILL MASTER was written because the author wanted a
  22. system that was easy to use, had a regular check book register type display
  23. and maintained a file of recurring payments. Many other public domain and
  24. shareware programs were examined before development was begun, but none met
  25. the author's needs exactly.
  26.  
  27.      Some features of PC-BILL MASTER -
  28.  
  29.           -    Familiar easy to use register type display
  30.           -    Recurring payments module that can also be used as a
  31.                budgeting system
  32.           -    Ability to enter items as posted (immediately effecting
  33.                the balance) or unposted future items (totaled into
  34.                an unposted balance)
  35.           -    Easy bank statement balancing
  36.           -    A search capability that allows retrieval of items based
  37.                upon the contents of any field including a partial
  38.                string search; items retrieved are also totaled
  39.           -    Up to 500 items per check register with an unlimited
  40.                number of separate registers
  41.           -    Up to 100 ledger account codes and titles
  42.  
  43.  
  44.  
  45. SHAREWARE
  46.  
  47. PC-BILL MASTER is being marketed under a unique scheme known as shareware.
  48. This software is not public domain and is fully protected by all federal
  49. copyright laws. You are encouraged to make copies of PC-BILL MASTER and
  50. distribute them to anyone that you wish. If you found PC-BILL MASTER to be
  51. usefull and plan to continue using it; it is to your benefit that you
  52. register your copy. When you register you will be placed on a mailing list
  53. that will be used to notify you when the next release (version 3.0) of
  54. PC-BILL MASTER is available. PC-BILL MASTER is constantly being improved, and
  55. the next release will include these improvements along with a reports
  56. module and graphing capability which is not available in the current
  57. (version 2.10) release. As a user of the program you are encouraged to
  58. submit any ideas for enhancements or any problems that you might have found
  59. with the program. In addition, I would very much like to hear what you
  60. think of PC-BILL MASTER in general.
  61.  
  62. To register your copy of PC-BILL MASTER, send $15 along with your name and
  63. address to -
  64.  
  65.                     John Davis
  66.                     1011 Brookgreen Dr.
  67.                     Cary, N.C. 27511
  68.  
  69.  
  70.  
  71. FILES ON DISK
  72.  
  73.      README -       Contains a list of current files and any changes to
  74.                     the documentation
  75.      BMASTER.DOC -  This documentation
  76.      BMASTER.EXE -  PC-BILL MASTER main menu module
  77.      PAYMENTS.TBC - PC-BILL MASTER payments module
  78.      BMASTER.CFG -  Configuration file
  79.      CHECK.REG -    Empty check book register file
  80.      PAY.DAT -      Empty payments file
  81.  
  82.  
  83.  
  84. TO USE PC-BILL MASTER
  85.  
  86.      1)   Boot DOS,
  87.      2)   Insert PC-BILL MASTER program disk into disk drive,
  88.      3)   Type "BMASTER" and PC-BILL MASTER will begin execution.
  89.  
  90.  
  91.  
  92. A NOTE ABOUT MENUS
  93.  
  94. A number of different menus appear within PC-BILL MASTER. When a menu
  95. appears, to highlight a menu item, simply press the up or down arrow. To
  96. select the highlighted menu item, press the enter key. To exit from the
  97. menu, either select the last menu item or press the escape key.
  98.  
  99.  
  100.  
  101. PC-BILL MASTER MAIN MENU
  102.  
  103. After the program loads and displays a credit's screen you will be prompted
  104. to either verify or enter the current date. The current date should be
  105. entered as MM/DD/YY. After checking for correct entry of the date the
  106. PC-BILL MASTER main menu will appear. From this menu you can either access
  107. a check book or load the payments module. The last item on the menu is used
  108. to exit PC-BILL MASTER. It is important that you always exit PC-BILL MASTER
  109. by using this option rather than simply turning off your machine, as
  110. PC-BILL MASTER rewrites the configuration file while executing the last
  111. option.
  112.  
  113.  
  114.  
  115. PC-BILL MASTER CHECK BOOK
  116.  
  117. The first option on the main menu is to access a check book. If this is the
  118. first time you have executed PC-BILL MASTER, an empty check book will be
  119. created for you. At the top of the screen on the very first line will be
  120. the account name and also the check book file name. On the next line the
  121. current account balance will appear; as will the total of all unposted
  122. items and the unposted balace (current account balance plus unposted items).
  123. Next the bottom most portion of the register will appear, with the last
  124. posted item in the check book being the last item on the screen. To scroll
  125. through the register simply press the up and down arrow keys. As scrolling
  126. takes place the current item appears highlighted. To scroll backwards and
  127. forwards a screen within the register press pgup and pgdown. To go to the
  128. beginning of the register press home and to go to the end of the register
  129. press end.
  130.  
  131. PC-BILL MASTER actually uses two different types of displays. The initial
  132. display is the previously mentioned register display. If you press the
  133. escape key, the item display appears. The item display shows one item on
  134. the screen at a time, but at a greater level of detail. Where certain
  135. fields in the register display might have to be truncated, the item display
  136. shows the entire field. In addition, the item display gives a list of
  137. account codes and titles that are currently being used. The item
  138. positioning keys mentioned previously (up and down arrows, pgup, pgdown,
  139. home and end) work identically on the item display as they do on the
  140. register display. To return back to the register display from the item
  141. display simply press escape.
  142.  
  143. At the bottom of either display appears a list of function keys that
  144. perform certain commands. Before describing the function keys however I
  145. wish to describe the various fields associated with each item on the
  146. screen.
  147.  
  148.      FIELD                    DESCRIPTION
  149.      -----                    -----------
  150.  
  151.      Date           Contains the date of the item, when entering if you
  152.                     press enter without keying anything the current
  153.                     date is taken as the default.
  154.  
  155.      Type           "C" for check, "D" for deposit.
  156.  
  157.      Number         Sequential check number for the item, when entering
  158.                     if you press enter without keying anything the previous
  159.                     number is incremented automatically by 1.
  160.  
  161.      Payee          Payee for the item.
  162.  
  163.      Amount         Amount of the item.
  164.  
  165.      Memo           Memo for the item.
  166.  
  167.      Code           Ledger account code from 00 to 99.
  168.  
  169.      Code Title     Appears to right of code on item display, does not
  170.                     appear on the register display. When adding a new
  171.                     item if the code has not been used before you will
  172.                     be prompted to enter a new title if desired, titles
  173.                     are optional though.
  174.  
  175.      Flag           Can be used for any reason needed, for example
  176.                     a value of "T" could be used to flag tax deductions.
  177.  
  178.      Posted         "Y" means item is posted, while "N" means item is
  179.                     unposted.
  180.  
  181.      Clear          "Y" means item has cleared bank, while " " means item
  182.                     has not cleared.
  183.  
  184.      Balance        Account balance when item was posted, note - this is
  185.                     not necessarily the current balance, it is only
  186.                     the current balance at the point the item is posted.
  187.  
  188. It should be noted that regardless of which display is on the screen, the
  189. above fields for each item will be present; except for code title which
  190. appears only on the item display.
  191.  
  192. The following is a list of all function keys that perform certain commands
  193. in PC-BILL MASTER. The function keys work identically from both item and
  194. register displays.
  195.  
  196.      FUNCTION KEY             DESCRIPTION